подписка онлайн
Работа-2

Ваш вибір - професія Секретар

Print E-mail
Статьи - Мир профессий

№08 (745) 27 лютого - 04 березня 2012 року

 
  Керівник дуже солідної фірми
довго і безуспішно шукав собі секретаря.
Критерій був один: дівчина має пишатися своєю професією!

  До нас в Клуб професійних секретарів приходять багато дівчат і на питання: "Чому ви хочете стати секретарем?" Більшість відповідає необдумано і дуже стандартно. Ось кілька типових відповідей.
  "Я люблю спілкуватися з різними людьми". (А чому тоді не стати продавцем? Спілкування з різними людьми гарантоване!)
  "Мені подобається ця професія". (Звичайна відповідь дівчат, які жодного дня не працювали секретарями.)
  "Хочу бути діловою жінкою!" (Уявлення про секретаря зводиться до ділового костюму і високих підборів, а необхідність по кілька разів на день подавати каву і мити чашки, кидає інших в зневіру.)

  У багатьох випадках дівчата зупинили свій вибір на професії секретаря, бо це модно і престижно, "робити нічого особливо не треба, а платять багато", немає роботи за фахом, а газети рясніють оголошеннями: "Потрібен секретар ..."
  Так вибирати професію не можна. Відмовтеся від стереотипів, постарайтеся осмислити професію секретаря і приміряйте її на себе.
  Під сьогоднішнім терміном "секретар" маються на увазі секретарі різної кваліфікації: секретар на телефоні, технічний секретар, секретар-референт та референт.
  Секретар на телефоні може не мати вищої освіти, не обов'язково йому працювати в новітніх комп'ютерних редакторах, він може обійтися без знання іноземної мови, але розмовляти по телефону грамотно, інтелігентно, доброзичливо він зобов'язаний, щоб не відлякати клієнтів і партнерів фірми.
  Як звучить по телефону його голос - мило і приємно? А вміння правильно ставити наголоси і відмінки? А дефекти дикції? Як бачите, навіть перший ступінь секретарської майстерності не всім може бути доступний.
  Технічний секретар починається з 145 знаків у хвилину російського та латинського машинопису сліпим десятипальцевим методом. Природно, що всі друковані роботи виконуються в сучасних комп'ютерних редакторах. До автоматизму повинна бути доведена робота з оргтехнікою: ксероксом, факсом, міні-АТС. Входить в обов'язки такого секретаря і телефонне обслуговування.
  Секретар-референт та референт - це вища кваліфікація секретаря. Вони виконують обов'язки секретаря на телефоні і технічного секретаря, на високому рівні. Їх робота стає відповідальнішою, бо їм надано право прийняття самостійних рішень.   Розширення функціональних обов'язків секретарів передбачає обов'язкове вищу освіту і знання іноземної мови.
  А чим же референт відрізняється від секретаря? У словнику іноземних слів читаємо: "РЕФЕРЕНТ" (лат. referens (refe-rentis) - повідомляючий) - посадова особа, яка є доповідачем, консультантом з певних питань. Іншими словами, мова йде про помічника керівника в конкретній області, якою займається фірма (банківська справа, торгові операції, рекламний бізнес і т. ін.). Президент компанії цілком може дати своєму помічникові, наприклад, таке "просте" завдання: підготувати проведення переговорів з іноземними партнерами. Від референта в цьому випадку буде потрібно складання чорнових варіантів документів, переклад їх на іноземну мову, узгодження дати проведення переговорів з партнерами, підготовка програми перебування іноземної делегації, куди входять ділові зустрічі та культурна програма. І це лише частина обов'язків супер - секретаря.
  У сучасних комерційних структурах немає чіткого поділу секретарів за кваліфікацією. Вживаний нині модний термін "секретар-референт" не завжди передбачає дійсно такий високий рівень, про який ми щойно говорили. Виникає плутанина: там, де "потрібно секретар-референт", цілком підійде технічний секретар, а на вакансію "секретаря", виявляється, може претендувати тільки референт з великим досвідом работи. Спеціфіка професії полягає в тому, що кожна наступна ступінь кваліфікації вимагає нових знань і навичок, але не виключає попередніх. Навіть референт, при блискучому знанні комп'ютера, іноземної мови, діловодства, повинен блискавично реагувати на телефонні дзвінки і при необхідності витерти пролиту каву. Він допомагає шефу готуватися до важливих ділових переговорів і захищає його від небажаних відвідувачів, він зобов'язаний бути люб'язним з усіма співробітниками фірми і одночасно вміти дотримуватися дистанції.
  Ви замислювалися, чому при однаковому рівні знань одним вдається досягти професійних висот, а інші завмирають на півдорозі?
  Виявляється, для того, щоб стати професіоналом найвищої категорії, не достатньо лише знати і вміти, треба ще мати певні складові характеру.

  "Секретарські" риси
  Якщо ви хочете, щоб ваша професійна кар'єра була успішною, потрібно розгледіти в собі "секретарські" риси і прагнути максимально їх розвивати. Ми впевнені, що ви без запинки назвете хоча б три-чотири з них: акуратність, пунктуальність, доброзичливість, комунікабельність і т. д. Але що всі ці якості стоять без уміння підкорятися і з задоволенням виконувати чужі накази і доручення, не втрачаючи при цьому власної гідності? Справжній секретар горить бажанням допомогти іншим. І навіть подумки ніколи не скаже: "Чому весь час я? Що, більше нікому це зробити?"
  У секретаря особливе становище на фірмі - він фактично, перша людина після керівника - його права рука, але передостанній за штатним розкладом. Це визначає і ще одну дуже важливу якість секретаря: вміння одночасно бути на виду і в тіні. До речі, це стосується і зовнішності, яку можна визначити як "елегантний консерватизм".
  На будь-якій фірмі час від часу виникають конфліктні та стресові ситуації, і дуже часто ареною їх дії стає приймальня. Секретар, як приборкувач, повинен бути сильною і емоційно врівноваженою людиною, щоб зуміти вчасно розрядити обстановку. В ідеалі, секретар - майстер компромісних рішень і не шукає в конфліктах правих і винуватих.
  Отже, формула ідеального секретаря зводиться до наступного: сукупність блискучих професійних знань і навичок в гармонії з зовнішнім і внутрішнім виглядом.
  Нам вдалося зруйнувати стереотипне уявлення про професію секретаря і допомогти вам зробити свій вибір? Якщо так, то ви зробили перший крок на шляху до вершини.

 

За матеріалами
www.clubsecretary.ru







Читать еще в:


 
Успех - 1