Європейський університет
 
 
 

В поисках работы

 
 
 
подписка онлайн
Работа-2

Словарь профессий в сфере делопроизводства и секретариата

Печать E-mail
Статьи - Мир профессий

№ 36 (673) 13 - 19 сентября 2010 года

 



Начальник АХО
  Начальник АХО (административно-хозяйственного отдела) следит за исправностью рабочего оборудования, контролирует деятельность обслуживающего персонала (уборщики, электрики, сантехники, охрана), взаимодействует с органами противопожарной безопасности, газовой службой, занимается подготовкой счетов на оплату предприятием электроэнергии, воды, телефонной и интернет-связи, отчетностью. Кроме того — занимается закупкой необходимых для работников организации канцелярских пренадлежностей, инвентаря для уборки или ремонта офисного помещения, спецодежды, инструментов и др.
  Плюсы профессии:
  Стабильный заработок, востребованность на рынке труда.
  Минусы профессии:
  Материальная ответственность.
  Личные качества:
  Умение вести документацию, продуктивно общаться, ответственность, организованность, способность работать как с документами, так и с людьми, способность сочетать офисную работу с разъездной.
  Образование:
  Высшее профессиональное образование, среднее специальное образование. Требуется опыт работы (от 2-х лет).
  Место работы:
  Офисы и предприятия с разными видами деятельности.

Руководитель секретариата
  В круг обязанностей руководителя секретариата входит руководство секретариатом, организация и ведение документооборота, управление информационными потоками, обеспечение офиса канцелярией и продуктами, а также поддержание в офисе благоприятного психологического климата.
  Плюсы профессии:
  Чтобы возглавить секретариат, необходим серьезный опыт работы в  административной сфере - от 3 лет.
  Минусы профессии:
  - ответственность;
  - разрешение конфликтных ситуаций и исправление ошибок;
  - стресс.
  Личные качества:
  Руководителю секретариата необходимо обладать лидерскими качествами.
  Образование:
  Высшее.
  Место работы:
  В фирмах любой сферы деятельности.

Архивариус
  Архивариус — это специалист, который заведует архивом. Он принимает на хранение документы и другие важные материалы, организует их систематизацию и учет.
  Плюсы профессии:
  Работа несложная, иногда еще и очень интересная, в особенности для тех, кто любит копаться в архивах, старых документах, письма, дневниках...
  Минусы профессии:
  Архивариусы не пользуются высоким спросом на рынке труда.
  Личные качества:
  - аккуратность;
  - дисциплинированность;
  - ответственность;
  - педантичность;
  - внимательность.
  Образование:
  Высшее и среднее профессиональное образование.
  Место работы:
  Библиотеки, архивы музеев, коммерческие организации.

Специалист по делопроизводству
  Занимается приемом входящей и отправкой исходящей документации, занесением информации в специальные отчетные журналы.
  Плюсы профессии:
  относительно спокойная работа, минимум стресса.
  Минусы профессии:
  монотонность, рутина.
  Личные качества:
  склонность к рутинной работе с частичными секретарскими функциями.
  Образование:
  среднее специальное, высшее или неполное высшее образование.
  Место работы:
  Государственные и частные организации.

Инженер по документации
  Занимается ведением технической и другого рода документации (для клиентов - описания и инструкции по эксплуатации того или иного товара, для вышестоящего руководства - отчеты). Кроме того, в обязанности инженера по документации часто входит консультирование, техподдержка, а также участие в специальных семинарах.
  Плюсы профессии:
  востребованность.
  Минусы профессии:
  - ответственность;
  - стресс.
  Личные качества:
  - внимательность;
  - сосредоточенность;
  - коммуникабельность;
  - идеальное знание той сферы, к которой непосредственно относится ведение документации;
  - в некоторых случаях - гендерные предпочтения работодателей (в зависимости от тематики).
  Образование:
  специальное.
  Место работы:
  организации, специализирующиеся на предоставлении разного рода (в основном - технических) услуг.

Референт
  Профессия тесно пересекается с серетарем и секретарем-референотом, но сам по себе референт выполняет консультирующую функцию - советуется с экспертами, дает рекомендации рукловодителю. В остальном это традиционная работа с документами, делопроизводством, письмами и звонками.
  Плюсы профессии:
  высокая заработная плата.
  Минусы профессии:
  - ненормированный график - придется подстраиваться под режим дня босса;
  - стресс;
  - загруженность.
  Личные качества:
  - коммуникабельность;
  - находчивость;
  - культура речи и поведения;
  - презентабельный внешний вид;
  - внимательность;
  - ответственность.
  Образование:
  среднее специальное, высшее образование
  Место работы:
  Офисные организации.

Офис-менеджер
  Современный офис-менеджер — настоящий хозяин офиса. В его ведении все процессы, связанные с функционированием организации. В зависимости от величины компании и принятых там моделей управления и делопроизводства, обязанности офис-менеджера могут быть разными. В большинстве случаев именно офис-менеджер регистрирует корреспонденцию, распределяет документацию по отделам, ведет учет звонков и обращений, следит за снабжением работников офиса всем необходимым, встречает посетителей, организовывает совещания и брифинги.
  Плюсы профессии:
  - Высокий спрос на рынке труда,
  - Навыки административно-хозяйственной деятельности,
  - Опыт работы с документами,
  - Возможность улучшить коммуникативные навыки.
  Минусы профессии:
  - Утомительная работа в плане большого количества организационных вопросов, требующих мгновенного решения,
  - Отсутствие четко описанных должностных обязанностей, что приводит к совмещению нескольких должностей,
  - Некоторые сотрудники воспринимают офис-менеджера как своего личного секретаря, другие недооценивают важность выполняемой им работы.
  Личные качества:
  - исполнительность;
  - организованность;
  - ответственность;
  - коммуникабельность;
  - стрессоустойчивость;
  - презентабельная внешность.
  Образование:
  Эта профессия не требует специальных знаний. Однако многие работодатели хотят видеть на этой должности девушку с высшим гуманитарным образованием.
  Офис-менеджеру надо уметь обращаться с офисной техникой телефоном, факсом, ксероксом, знать основы делопроизводства, компьютер на уровне пользователя, обладать чувством такта.
  Место работы:
  Коммерческие и государственные организации всех типов.

Секретарь на reception
  Основные обязанности секретаря — распределение входящих телефонных звонков, факсимильных сообщений, прием посетителей.
  Плюсы профессии:
  Опыт работы и законченное высшее образование не являются обязательными условиями трудоустройства - компании охотно берут на работу студентов вузов и выпускников колледжей.
  Минусы профессии:
  - стресс;
  - рутина.
  Личные качества:
  - коммуникабельность;
  - работоспособность;
  - гибкость;
  - обучаемость.
  Образование:
  Не имеет значения. В крупных иностранных компаниях высокие требования к знанию иностранного языка, поэтому там часто работают студенты и выпускники лингвистических вузов.
  Место работы:
  Секретарь на reception сегодня требуется практически в каждой организации.
  Для студентов старших курсов эта должность стартовая: в дальнейшем их либо переводят в один из отделов компании в соответствии с полученной в вузе специальностью, либо продвигают вверх по карьерной лестнице — до позиции ассистента отдела, офис-менеджера, помощника руководителя.


По материалам электронной прессы

                                                    








Читать еще в:


 
Успех - 1