Секретарями не народжуються

  На ринку праці професія "секретар" має постійний попит, але при цьому сьогодні роботодавці відзначають брак фахівців. Напередодні "Євро-2012" попит на офісних та адміністративних працівників буде збільшуватись, тому настав час приділити увагу цим вкрай важливим професіям. Яким повинен бути справжній секретар? Що входить до його обов'язків? Що він повинен знати та вміти? Чи є різниця між секретарем та офіс-менеджером, секретарем та референтом? Спробуємо знайти відповіді на ці питання.
  Секретар - одна з найдавніших професій, назва якої виникла від словосполучення "охоронець секретів". Так називали спеціальних людей (чоловіків!), які перебували на службі при дворі та мали доступ до державних та особистих таємниць. Посада сама по собі вважалась престижною та респектабельною. За два тисячоліття професія зазнала значних змін і головне - стала переважно жіночою.
  Сьогодні секретар - це людина освічена, яка прагне особистісного та професійного розвитку. Можна сказати, що ця давня професія нині набуває нового сенсу.  Причиною цього передусім є еволюція уявлень про соціальний статус та імідж  професії. Від старого стереотипу ставлення до секретаря як до дівчинки, яка "пересиджує" час між спробами вступити до інституту, суспільство поступово переходить до формування образу секретаря-професіонала, який досконало володіє всіма необхідними знаннями та навичками.
  Що є головними очікуваннями компаній від сучасного секретаря, а тим більше від секретаря завтрашнього дня?
  Наріжним каменем роботи будь-якої компанії є взаємодія секретарів та їх керівників. Якщо бажаний результат сумісної праці досягнуто за оптимальний проміжок часу при збереженні доброзичливої атмосфери стосунків, то взаємодію секретаря та керівника можна вважати  ефективною. Значення важливості якісної роботи секретаря можна підтвердити висловом: "Хороший секретар подвоює ефективність свого шефа. Поганий секретар зменшує її наполовину". Відповідно до КП  (класифікатора професій) секретар належить до технічних працівників, але фактично він - права рука керівника.
  Передусім важливо навчитись управляти інформаційними потоками, які звалюються на керівника. Секретар повинен вміти самостійно відбирати корисну для керівника інформацію, аналізувати, структурувати та подавати їй в найбільш зручному для сприйняття вигляді. А цього неможливо досягти без вільного володіння новітніми комп'ютерними технологіями. Адже інформація може бути представлена не тільки в друкованому вигляді, але й як електронний документ або мультимедійна презентація.
  До основних функцій секретаря належать також координація всіх служб компанії або співробітників відділу; збір та аналіз інформації, яка надходить; забезпечення документаційного управління та контроль виконання рішень; прийом  відвідувачів та спілкування по телефону.
  Робота з людьми - одна з найбільш значущих сфер діяльності секретаря. Метою роботи з людьми є формування позитивного іміджу компанії, отже серед головних якостей секретаря слід відзначити комунікабельність, доброзичливість, уміння справляти враження.
При прийманні відвідувачів важливо вміти застосовувати знання етикету та протоколу, уміти виразити повагу, виявити участь до проблем відвідувачів. Роль секретаря при прийманні гостей (делегацій) також є важливою, адже саме секретар впливає на формування першого враження про компанію.
  Посадові обов'язки секретаря стають все більш цікавими та складними. Сучасний секретар повинен знати діяльність компанії та посадові обов'язки співробітників; діловодство та правила оформлення документів; порядок формування справ та підготовки документів до архіву; психологію та закони ефективної комунікації; службовий етикет та сучасні комп'ютерні редакторські програми.
Професія секретаря потребує також певних особистісних якостей: вміння володіти своїм емоційним станом (бути стриманим в будь-яких ситуаціях), доброзичливості, порядності, відповідальності та завзятості.
  Ще одна риса секретаря стає все більш важливою. Це - бажання та вміння розвиватися в рамках своєї професії.
  Посада секретаря може бути першим ступенем кар'єрних сходів. Другим ступенем можна вважати професії категорії офісних та адміністративних працівників: адміністративний помічник, помічник керівника, референт. Всі вони належать до розділу "спеціалісти" Класифікатора професій. Основні вимоги до цієї групи фахівців - знання у сфері організації ефективної управлінської діяльності та області функціонування компанії, знання риторики та етики професійних стосунків, іміджелогії та різноманітних PR-технологій. Третім ступенем кар'єрних сходів є посада менеджера з адміністративної діяльності (офіс-менеджера) та завідувача канцелярії, які належать до категорії керівників.
  Підніматись крок за кроком щаблями кар'єрних сходів всіх бажаючих запрошує Учбово-навчальний Інститут магістерської підготовки та післядипломної освіти Університету "КРОК", який пропонує професійні курси "Секретар (офіс-менеджер)", "Менеджер з адміністративної діяльності" та ін.
  Кожен курс складається з модулів, які є поєднанням теорії та практики. Досвідчені викладачі-практики допоможуть вам опанувати секрети цих професій, яким (словами Короля з фільму "Попелюшка") "... ніколи, ніколи не настане кінець". Отриманні знання та розвинуті навички посилять вашу конкурентоспроможність та допоможуть вам відчувати себе більш впевнено на ринку праці.
  До зустрічі в Університеті!